חתימה דיגיטלית היא "רכיב" הנכנס למסמך word, ומאפשר לו הצפנה המאפשרת הוכחת אותנטיות, וזיהוי מדויק של מבצע החתימה. ההצפנה עושה שימוש בתהליכים מתמטיים שכמעט בלתי אפשרי לפצח את קוד החתימה הדיגיטלית הספציפי של החותם.

הוספת החתימה דיגיטלית נועלת את המסמך לשינויים, ובמידה ובוצעו בו שינויים, החתימה הדיגיטלית תוסר ואנו נדע שהמסמך נערך כאשר נקבל אותו בחזרה מהגורמים שנחשפו אל מסמך ה-word.

חתימה דיגיטלית נעשית דרך תוכנות מחשב מורשות המנפיקות חתימה. לדוגמא, תוכנת החתימה Verify & Sign שהיא תוכנה המאפשרת לבצע חתימה דיגיטלית על קבצים המיועדים למשרדי הממשלה השונים. כדי שתוכלו לחתום חתימה דיגיטלית, עליכם להוריד ולהתקין את התוכנה באופן מקומי על המחשב. 

החתימה הדיגיטלית מעוגנת בספר החוקים, בחוק החתימה הדיגיטלית אשר נחקק בכנסת בשנת 2001, המטרה היא שמקבל המסמך יהיה בטוח שהמסמך שלפניו נחתם על ידי יוצרו ולא שונה מאז רגע החתימה. החוק למעשה מגדיר את סוגי החתימות הדיגיטליות השונות שתקפות להגשת מסמכים שעל פי חוק יש להגישם למוסדות המדינה חתומים באופן דיגיטלי.

סוגי החתימות המעוגנות בחוק החתימה הדיגיטלית:

חתימה דיגיטלית מאובטחת

חתימה דיגיטלית היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה (“אמצעי חתימה” – תוכנה, חפץ או מידע ייחודיים, הדרושים להפקת חתימה אלקטרונית מאובטחת); היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה (“בעל אמצעי חתימה” – מי שהופק לו אמצעי חתימה); היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה; היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.

חתימה דיגיטלית מאושרת

היא למעשה חתימה דיגיטלית מאובטחת - אשר גורם מאשר הנפיק תעודה דיגיטלית "מאושרת" בדבר אמצעי אימות החתימה המזהה אותה (“גורם מאשר” – גורם המנפיק תעודות אלקטרוניות מאושרות, והרשום במרשם לפי הוראות חוק זה);

החוק מגדיר מתי ובאיזה מצבים צריך האזרח בישראל להחתים את המסמכים בחתימה דיגיטלית (מאובטחת או מאושרת) בבואו להעביר בצורה דיגיטלית מסמכים למשרדי הממשל השונים וביניהם לבית המשפט כך שהמסמכים יתקבלו כמסמכים מקוריים וחתומים בוודאות. על ידי מי שהצהיר שחתם עליהם. חתימה דיגיטלית מאובטחת יכולה לשמש כל ארגון בשליחת חשבונית מס ללקוח ובלבד שהיא סופקה ע”י גורמים שרשאים לנפק חתימה דיגיטלית מאובטחת ובכלל זה חברות שמוכרות חתימות כאלה באינטרנט ושעומדות בתנאי החוק.

יש לשים לב כי הוראות החוק עשויות להשתנות מעת לעת ויש להתייעץ עם עורך דין מומחה בתחום לפני ביצוע פעולות החתמה